Der Fotograf trifft pünktlich ein, der Blumenschmuck ist angebracht und der Champagner steht kalt: Der schönste Tag im Leben sollte wundervoll sein und möglichst ohne Pannen ablaufen. Damit ihr ihn als Brautpaar auch wirklich in vollen Zügen genießen könnt, ist es gut, Jemanden an eurer Seite zu wissen, der sich um die Organisation kümmert, aber auch eventuelle Probleme am großen Tag dezent regelt, sodass ihr selbst gar nichts davon mitbekommt und euch voll und ganz euren Gästen und der Feier widmen könnt.
Melanie Grove von Elegant Weddings & Events (https://www.elegant-weddings-events.de/) weiß, was alles zur Planung einer Hochzeit dazugehört und warum gute Hochzeitsplaner ihr Geld wert sind.
Inhalt des Beitrags
1. Zeitmanagement
Ihr seid verlobt? Herzlichen Glückwunsch! Danach geht es ja meist direkt los mit der Hochzeitsplanung. Und damit tauchen auch viele Fragen auf, etwa: In welchem Monat wollt ihr heiraten? Wie viele Gäste sollen dabei sein? Welche Location, welches Motto schwebt euch vor? Menü oder Buffet? Kirchliche oder freie Trauung?
Dank der sozialen Medien gibt es eine Fülle an Inspirationen und Möglichkeiten. Das ist toll, aber es kann schnell überfordern. Wer sich also nicht verzetteln oder Stunden um Stunden selbst recherchieren will, sollte einen Hochzeitsplaner beauftragen. „Hochzeitsplaner helfen dabei, wertvolle Zeit zu sparen. Vor allem, wenn beide Brautleute in Vollzeit berufstätig sind, oder schon Kinder haben“, sagt die Münchner Wedding-Expertin Melanie Grove. „Zudem kennen sie passende Dienstleister, führen erste Gespräche und Verhandlungen. Das alles schenkt dem Brautpaar ungemein viel Ruhe und Gelassenheit. Vor allem denen, die planen, im Ausland zu heiraten, denn dann gibt es einige sprachliche und bürokratische Hürden.“
2. Sicherheiten
Die Corona-Krise hat gezeigt: Es kommt immer anders als man denkt. Die AGBs des Vertrags eurer Traum-Location daher sorgfältig durchzulesen, ist im Jahr 2020 deshalb noch wichtiger als zuvor. Auch hierbei helfen gute Hochzeitsplaner. „Nicht nur die Stornierungsfristen sind relevant, auch alle inkludierten Leistungen sollten aufgeschlüsselt und für beide Vertragspartner transparent sein, bevor etwas unterschrieben wird“, empfiehlt die studierte Juristin und Hochzeitsplanerin Melanie Grove.
Versteckte Kosten wie Tellergeld oder Nachtzuschlag für das Personal finden oft bei der eigentlichen Besichtigung keine Erwähnung, stehen aber dann im Kleingedruckten. Das gilt ebenfalls für sogenanntes Blumengeld, das aktuell immer mehr Locations aufrufen. Dieses wird fällig, wenn nicht der Hausflorist engagiert wird. Ähnlich verhält es sich mit einer Handling-Fee von Locations: Wenn diese wie eine Art Hochzeitsplaner tätig werden, nehmen sie dem Brautpaar zwar Arbeit bei der Suche nach Dienstleistern ab, aber verlangen dafür bis zu 10 Prozent Vermittlungsgebühr.
Eine genaue Prüfung der Verträge durch einen Hochzeitsplaner macht zudem Sinn für andere wichtige Dienstleister wie Fotograf, DJ/Band und Florist. „Erhalten wir unsere Anzahlung zurück, wenn Corona-bedingt die Hochzeit abgesagt werden muss? Auch das sollte in einem Vertrag mit den relevantesten Dienstleistern stehen“, rät Melanie Grove.
3. Geldersparnis
Ja, ein Hochzeitsplaner kostet natürlich (für eine Komplettplanung meist 10-20 % des Gesamtbudgets bzw. ab ca. 400-500 Euro für Teilleistungen wie zum Beispiel Dekoration). Dafür könnt ihr durch die Kontakte von Hochzeitsplanern auch bis zu zehn Prozent bei der Buchung von Dienstleistern sparen. „Zudem kenne ich die Arbeit der Dienstleister und kann diese guten Gewissens empfehlen“, sagt Melanie Grove. „Natürlich entscheidet am Ende das Brautpaar, aber die meisten sind dankbar, dass man ihnen die allgemeine Suche und Vergleiche abnimmt.“ Gleichzeitig zeigt sich ein erfahrener Hochzeitsplaner auch ehrlich und direkt, wenn die Wünsche nicht realisierbar sind oder diese das festgelegte Budget sprengen.
4. Maßgeschneiderte Konzepte
Viele Event-Locations und Hotels haben feste Vorgaben und arbeiten nur mit bestimmten Dienstleistern. „Doch Brautpaare sollen das kriegen, was sie wollen“, findet die Münchner Hochzeitsplanerin Melanie Grove. Daher macht es Sinn, einen Profi zu engagieren, denn dieser hat die Aufgabe, das Fest genauso auszurichten, wie ihr es euch wünscht. Dazu gehören auch spezielle Vorstellungen: „Ich habe einmal eine indische Hochzeit in Bayern ausgerichtet, auf der extra Elefanten mit dem Auto hin transportiert wurden“, erzählt Melanie Grove. „Für genau solche individuellen Wünsche bin ich als Weddingplanerin zuständig. Das Brautpaar soll seinen großen Festtag genießen und entspannt feiern können. Außerdem muss die Qualität stimmen – auch dafür sind Hochzeitsplaner verantwortlich.“
Auch Hochzeiten im Ausland können am besten mit Unterstützung eines Profis perfekt organisiert umgesetzt werden. „In europäischen Ländern wie Spanien und Frankreich kann man zum Beispiel nicht standesamtlich heiraten, wenn man dort nicht bereits sechs Monate am Stück gelebt hat“, sagt Melanie Grove. Ein Hochzeitsplaner recherchiert gezielt und berät sein Brautpaar kompetent.
5. Struktur
Ein Hochzeitsplaner nimmt einem nicht nur organisatorische Dinge ab, sondern geht auch sehr strukturiert an die Feier heran – ideal für alle Brautpaare, die nicht gerne planen können oder wollen. Denn die Hochzeit fängt bekanntlich schon bei den Save the Date Karten und Hochzeitseinladungen an (https://www.cottonbird.de/hochzeitskarten/).
Weitere wichtige Dinge, die vor dem großen Tag zu erledigen sind etwa die Auswahl der Blumen oder der Torte. „Ich erstelle für jedes meiner Brautpaare einen genauen Ablaufplan, wann welche Entscheidung anfällt. So ensteht weder Unruhe noch Hektik“, sagt Melanie Grove. Zudem rät die Wedding-Expertin: „Der Hochzeitstag selbst sollte penibel durchgesprochen und getimt sein. Das klingt vielleicht ein wenig spaßbefreit, dient aber dazu, im Hintergrund alles perfekt abzustimmen und zu organisieren, sodass sich das Brautpaar voll und ganz seinen Gästen und der Feier widmen kann. Es geht vor allem um dieses gute Gefühl, Jemanden an seiner Seite zu wissen, der Ruhe reinbringt und auf den man sich voll und ganz verlassen kann.
Ein kompetenter Hochzeitsplaner richtet mindestens 15 bis 20 Hochzeiten pro Jahr aus. Ob ihr euch nun für oder gegen einen Profi entscheidet: Genießt euren großen Tag in vollen Zügen und feiert eure Liebe.
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Lasst Euch bei der Planung Eurer Hochzeit durch das Know-how und die Professionalität eines Hochzeitsplaners unterstützen. Mit einem Experten an Eurer Seite wird Eure Hochzeitsfeier zu einem unvergesslichen Ereignis. In unserem Branchenbuch findet Ihr eine handverlesene Auswahl der besten Hochzeitsplaner in ganz Deutschland.
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